Haluatko kasvattaa yrityksen tuottavuutta? -Miksi psykologisella turvallisuudella on väliä?

Kuinka paljon teillä investoidaan vuorovaikutuksen kehittämiseen? Jos et muista viime kertaa, kun yrityksessänne on paneuduttu tähän, voi perustellusti kysyä, kiinnostaako yritystänne tuloksen kehittäminen.

Tiedätkö mitä kannattaa kehittää, jos haluat lisää tuottavuutta?

Työterveyslaitos julkaisi 2023 maaliskuussa Hybridityö, etätyö ja lähityö -projektin tulokset, jossa tarkasteltiin, miten työhyvinvointi ja tuottavuus kietoutuvat yhteen tulevaisuuden monipaikkaisessa työelämässä.

Katso alla olevaa kuvaa ja arvioi kumpi kasvattaa tuottavuutta enemmän: kuvan vasemman laidan eli vuorovaikutukseen liittyvät tekijät vai oikean laidan eli prosesseihin liittyvä tekijät?

Kuva: Työterveyslaitoksen HELP-projektin loppuraportti

Tutkimuksessa huomattiin, että kaksi kolmasosaa tuottavuuden kasvusta selittyy kuvaajan vasemman laidan tekijöillä, eli vuorovaikutuksella^[i]. Yksi kolmasosaa tuottavuuden kehityksestä selittyi prosessien kehityksen avulla. Miten tämä on mahdollista?

Lyhyesti selitettynä: vuorovaikutus on täysin keskeistä, jos halutaan kehittää prosesseja, minkä lisäksi se on prosesseissa pysymisen elinehto. Tuottavuuden kannalta muna vai kana ongelma on siis ratkaistu: kanojen tulee olla ensin vuorovaikutuksessa keskenään ennen kuin tulee munia^[ii].

Nyt on hyvä aika korjata muutama vuorovaikutukseen liittyvä väärinymmärrys, jotka ovat vahingollisia niiden kantajille.

Mitä vuorovaikutus on?

Ihmisten välinen vuorovaikutus voidaan jakaa moneen osaan. Vuorovaikutuksen eri muotoja ovat muun muuassa:

• Eleet
• Sanat
• Ilmeet
• Hiljaisuus
• Kehonkieli
• Äänensävyt
• Mikroilmeet
• Katsekontakti
• Äänenvoimakkuus

Lisäksi voimme tarkastella ihmisten välistä vuorovaikutusta myös kirjoitetun viestinnän kautta. Tämäkin sisältää omat vivahteensa, kuten:

• Vastausnopeus
• Sanavalinnat
• Välimerkit
• Emojit

Tästä kuitenkin huomaa, että suuri osa viestinnän vivahteista katoaa, kun siirrymme kasvokkaisesta viestinnästä kirjoitettuun viestintään.

Videon välityksellä tapahtuva viestinsä tuo oman haasteensa kokonaisuuteen, koska se lisää kognitiivista kuormaa. Tämä ”Teams-väsymyksenäkin” tunnettu ilmiö on osittain alitajuista ja se syntyy, kun videon kautta välittyvät eleet ja ilmeet eivät vastaa odotuksiamme: emme saa keskustelukumppaneihin todellista katsekontaktia, ilmeiden välityksessä on viivettä ja meidän on vaikea tietää, ovatko muut osallistujat todellisuudessa edes läsnä vai vain paikalla (tästä lisää toisessa kirjoituksessa) ^[iii].

Kaikkia edellä mainittuja kommunikaation keinoja kuitenkin yhdistää se, että ne ovat monitulkintaisia ja oikeastaan ainoa tapa korjata väärinymmärrys on sanojen käyttäminen.

Tästä pääsemme kaiken toiminnan tärkeimpään tekijään: kulttuuriin, jossa pystymme puhumaan.

Miksi puhumisen kulttuuri on kaiken lähtökohta?

Millaisia haasteita teidän työpaikallanne on?
Kuulostavatko seuraavat tutuilta:

• Vaikeista asioista puhuminen
• Konfliktien käsitteleminen
• Avoimuus ja tiedonjako
• Kuppikuntaistuminen

Kun mittaamme sekä numeerisesti että laadullisesti asiakkaidemme haasteita, jokaisessa organisaatiossa jokin näistä aiheista nousee esille. Useimmiten esille nousevat kaikki neljä, koska ne linkittyvät toisiinsa. Kun vaikeista asioita ei pystytä puhumaan tai ne lakaistaan maton alle, syntyy konflikteja, jotka usein henkilöityvät, mikä johtaa avoimuuden puutteeseen ja kuppikuntaistumiseen.

Sanat ovat lopulta ainoa väline, jonka avulla ihmiset pystyvät korjaamaan väärinymmärryksiä ja kehittämään vuorovaikutusta^[iv]. Jos tätä ei ymmärrä, törmää usein ylitsepääsemättömiin ongelmiin, koska ei ymmärrä oikeiden sanojen olevan avain onneen ^[v].

Siksi me tarvitsemme puhumisen kulttuuria.

Kannattaa kuitenkin pohtia millaista puhumisen kulttuuria kukin organisaatio, tiimi tai johtoryhmä kaipaa. Jokaisessa ryhmässä on jo olemassa tapa puhua asioista, mutta jos siihen ei ole kiinnitetty lainkaan huomiota, on todennäköistä, ettei se palvele ryhmää parhaalla mahdollisella tavalla.

Tässä muutama puhumisen kulttuurin muoto, jotka edistävät tiimien toimintaa:

• Kannustava
• Ymmärtävä
• Kuunteleva
• Rehellinen
• Rakentava
• Avoin

Puheella voi saada myös ikäviä asioita aikaan, minkä takia on tärkeää ymmärtää, että sillä mitä ja miten sanomme, on merkitystä. Mutta väärinymmärrykset voidaan lopulta korjata vain sanoin^[vi].

Vaarallinen väärinymmärrys

Törmään surullisen usein ymmärrettävään väärinymmärrykseen.

Olin pitämässä psykologisen turvallisuuden workshopia eri organisaatiosta koostuvalle ryhmälle ja sen päätteeksi pyysin järjestäjältä palautteen. Palaute oli pääosin erinomaista, mutta yksi asia oli jäänyt ihmetyttämään järjestäjää: osa pois jääneistä oli huolissaan siitä, mitä osallistuminen olisi viestinyt muulle organisaatiolle. He pelkäsivät, että osallistumalla workshopiin he myöntäisivät, että heidän organisaatiollaan on suuria ongelmia.

On yleinen harhaluulo, että psykologista turvallisuutta kannattaa kehittää vain, jos organisaatiossa on ongelmia.

Psykologisen turvallisuuden kehittäminen yhdistyy helposti ajatukseen, että tiimi tai yritys on siinä kunnossa, että se on pakko kiikuttaa psykologille. Tai että yrityksestä tulee luoda ”turvallinen tila”, jossa jokaista suojellaan viimeiseen saakka mielipahalta ja ikäviltä tunteilta.

Nämä käsitykset eivät voisi olla kauempana totuudesta.

Otan käyttöön urheiluvertauksen, jotta asia avautuu paremmin.

Kumman kannattaa kehittää hapenottokykyä, jos haluaa kehittää suoritustaan: rapakuntoisen vai huippu-urheilijan?

Vastaus on, että molempien. Hapenottokyky on ratkaiseva tekijä molempien hyvinvoinnille ja suorituskyvylle. Psykologinen turvallisuus on tiimien hapenottokykyä: se mahdollistaa tiimien pääsemisen parhaaseen tulokseen ja kaikki hyötyvät siitä. Ilman sitä tiimit eivät pysty suoriutumaan parhaalla tasollaan.

Ongelmat juontuvat usein psykologisen turvallisuuden puutteesta, mutta myös huippusuoritukset edellyttävät korkeaa psykologista turvallisuutta.

Kehittämällä ja vaalimalla psykologista turvallisuutta, eli tiimien kykyä puhua avoimesti ajatuksista, ideoista, virheitä ja epäonnistumisista, luodaan kilpailuetua. Ilman psykologista turvallisuutta ei ole rehellisen, avoimen, rakentavan ja tuottavan puhumisen kulttuuria.

Vain silloin, kun voimme puhua rehellisesti siitä, mitä ajattelemme, koemme ja tunnemme, voimme rakentaa kulttuuria, jossa jokainen voi tuoda kaiken osaamisensa organisaation käyttöön.

Kuinka paljon teillä investoidaan vuorovaikutuksen kehittämiseen? Jos et muista viime kertaa, kun olette paneutuneet tähän, voin perustellusti kysyä, kiinnostaako yritystänne tuloksen kehittäminen?

Juho Nenonen.
Kirjoittaja on [Remote] Team Builderin perustaja ja yrittäjä.
Juho on myös ammattikoripalloilija, joka on pelannut Susijengissä ja toiminut vuosia Salon Vilppaan kapteenistossa. Hän on myös urheilujohtamisen tutkija ja viime vuosina syventynyt erityisesti psykologisen turvallisuuden tutkimukseen ja kehittämiseen. [Remote] Team Builder tarjoaa palveluita, jossa keskitytään mm. psykologisen turvallisuuden kehittämiseen organisaatioissa. Lue lisää täältä tai ota yhteyttä.

Ps. Jos tuloksellisemman tiimityön ja psykologisen turvallisuuden kehittäminen kiinnostaa, niin tällä videolla esittelen lyhyesti A) miksi se on tärkeää ja B) miten sitä rakennetaan.

^i] Tässä tarkka lainaus HELP-loppuraportista, s. 22–23: Kokonaistuottavuutta pidetään usein työn tuottavuuden osatekijöistä mielenkiintoisimpana, sillä se voi kasvaa teoriassa rajattomasti teknologisen kehityksen, paremmin toimivien työprosessien ja johtamisen sekä näiden kaikkien taustalla olevan osaamisen kehittymisen ruokkimana. Kokonaistuottavuus on tärkeä ja kiintoisa työn tuottavuuden osatekijä myös siksi, että suurin osa tuottavuuskasvusta tulee sen kasvusta. Tuottavuuslautakunnan (2021) mukaan peräti kaksi kolmasosaa tuottavuuskasvusta tulee kokonaistuottavuuden kasvusta, toisin sanoen siitä, miten työoloilla vahvistetaan työhyvinvointia, miten olemassa olevaa tietoa osataan hyödyntää, miten työyhteisössä opitaan ja synnytetään uutta osaamista, tai minkälaisia verkostoja ja kumppanuuksia rakennetaan. Sen kasvun hidastuminen on myös suurin syy Suomen työn tuottavuuden kasvun hidastumiselle (Pohjola 2021, Tuottavuuslautakunta 2021).

^[ii] Tarkempi selitys HELP-loppuraportin s. 23: Työyhteisön vuorovaikutus vaikuttaa ilmapiiriin ja sitä kautta yhteiseen oppimiseen. Se taas vaikuttaa työyhteisön kykyyn luoda ja hyödyntää tietoa, tunnistaa toiminnan tehottomuuden lähteitä ja luopua niistä, tai muilla tavoin saada enemmän aikaan nykyisillä laitteilla ja työvoimalla. Tästä syntyy kokonaistuottavuuden kasvu, joka on talouskasvun keskeisin lähde.

^[iii] Käänsin tämän Zoom-väsymyksestä Teams-väsymykseksi koska Suomessa Teams on enemmän käytössä. Tässä aiheesta lisää asiaa: https://hbr.org/2020/04/how-to-combat-zoom-fatigue

^[iv] Muillakin kommunikaation muodoilla on valtava vaikutus, mutta ilman sanoja emme pysty toimimaan tehokkaasti pitkän päälle. Ongelmia syntyy usein silloin, kun sanojen, muiden viestien (ilmeet, eleet yms.) ja tekojen välillä koetaan ristiriita. Koska ihmiset ovat sekä ennustus- että tulkintakoneita, lopulta väärinymmärrysten ratkaisuun tarvitaan sanoja.

^[v] Tämä on raaka yksinkertaistus, koska usein ratkaisu on esimerkiksi hyvä kysymys, joka avaa keskustelun. Ajatukseni on, että sanat ovat pakollinen askel kohti ratkaisua, mutta seuraava askel on toisen ihmisen sanojen kuunteleminen ja niihin vastaaminen kognitiivisen empatian keinoin.

^[vi] Teot puhuvat joskus enemmän kuin sanat, mutta haluaisin nähdä työpaikan, jossa on pelkkää tekemistä ilman sanoja. En usko, että sellainen työpaikka kehittyy kovin nopeasti. Toisaalta asioiden ääneen sanominen on usein todella iso teko.