Palautteen antamisen ja saamisen vaikeudesta, osa 2 – Miksi psykologinen turvallisuus on ratkaisu?

Tämän kaksiosaisen juttusarjan ensimmäisessä osassa pureuduttiin jo siihen, miksi pelkäämme palautteen antamista ja saamista. Tässä osassa mietitään ratkaisuja: miten psykologisen turvallisuuden tilaa voisi parantaa ja palautteen antamista helpottaa suhteellisen pienilläkin teoilla?

Kerrataan heti alkuun, mitä psykologisen turvallisuus tarkoittaa ja mistä se kertoo: Kun psykologisen turvallisuuden taso on hyvä, ihmiset uskaltavat olla omia itsejään ja sanoa sanottavansa. He tietävät, että ideoiden, kysymysten, huolien tai virheidenkään esiintuominen ei johda eristämiseen, rankaisemiseen tai nolaamiseen.

Tämä on tietysti suoraan yhteydessä palautteen saamiseen ja antamiseen: psykologisen turvallisuuden kasvaessa uskalletaan keskustella avoimesti vaikeistakin asioista.

Kuten juttusarjan ensimmäisessä osassa jo mainitsin, psykologisessa turvallisuudessa yhdistyy kaksi asiaa: luottamus ja kunnioitus.

Kun psykologisen turvallisuuden taso on korkea, palautteen vastaanottaja tietää, että:

• palautteen antajan tarkoitus on auttaa ja hän haluaa minulle hyvää = Luottamus
• hän kunnioittaa minua ammattilaisena ja arvostaa minua alaisena tai kollegana = Kunniotus

Psykologinen turvallisuus on siis valtava voimavara. Se mahdollistaa palautteen antamisen ja vastaanottamisen ilman pelkoa siitä, että palaute ymmärretään väärin. Se mahdollistaa myös sen, että palautteen vastaanottaja uskaltaa sanoa, mikäli kokee palautteen liian henkilökohtaisena, asiattomana tai epäreiluna. Näin vältytään monelta turhalta väärinymmärrykseltä tai konfliktilta, jotka kaikkia syövät tiimin suorituskykyä.

Anna palaute vertaisena, älä ylhäältä alas

Mitäs tämä sitten meinaa käytännössä?
Psykologisen turvallisuuden tilaa voi parantaa varsin pienilläkin toimilla, ja aiemmin olemmekin jo jakaneet 5 vinkkiä, miten se onnistuu.

Pureudutaan nyt kuitenkin nimenomaan palautteen antamiseen. Silloin voi hyödyntää esimerkiksi seuraavia keinoja:

• Osoita oma haavoittuvuutesi.
  Yksi tapa lieventää korjaavan palautteen iskua ja edistää sen perille menemistä on osoittaa itse haavoittuvuutta, inhimillisyyttä ja välittämistä palautteen antamisen yhteydessä. Voit kertoa rehellisesti esimerkiksi, että palautteen antaminen jännittää sinua ja miksi näin on:
  
  ”Minua jännittää, koska pelkään, että loukkaan sinua tahtomattani. Tämä asia on tärkeä [kerro, miksi asia on tärkeä kehystämällä se suurempaan kuvaan] ja tarkoitukseni ei ole loukata, vaan auttaa ja edistää yhteistä tavoitettamme.”

• Anna mahdollisuus tulla kuulluksi.
  Aina, kun annat korjaavaa palautetta, on tärkeää, että toisella osapuolella on mahdollisuus vastata ja kertoa oma näkemyksensä. Tällöin hän tulee kuulluksi ja kokee, että hänen mielipiteillään on merkitystä. Muistathan, että tämä vaatii, että oikeasti myös kuuntelet toista. Älä siis kysy toisen mielipidettä, jos et ole siitä vilpittömästi kiinnostunut.

• Älä ole ympäripyöreä.
  Kun annat korjaavaa palautetta, on erittäin tärkeää, että se on tarpeeksi konkreettista ja spesifiä. Älä siis sano ympäripyöreästi, että ”olisi oltava tehokkaampi/ omatoimisempi/tarkempi” – vaan kerro selkeästi, mitä tämä tarkoittaa päivittäisessä työnteossa. Kerro, minkälaista muutosta toivot.

Ilman palautetta on mahdoton kehittyä

Kuten juttusarjan ensimmäisessäkin osassa mainitsin: ilman palautetta on lähes mahdotonta kehittyä. Otetaan taas esimerkki urheilumaailmasta: Jos heität palloa koriin, näet jokaisen heiton jälkeen, menikö se sisään. Teet tarvittavia muutoksia ja yrität uudelleen. Korjaat pallon kaarta, kätesi asentoa ja yrität taas uudelleen. Ja kehityt jatkuvasti.

Mitäpä, jos heittäisit palloa silmät sidottuna kuulokkeet korvilla tietämättä, meneekö heitto koriin vai ei? Et kehittyisi ollenkaan. Urheilussa välittömän palautteen saaminen on usein helppoa, mutta monella muulla alalla asia ei ole näin yksiselitteinen.

Kehittyäksemme meidän tulee pyytää ja saada palautetta työyhteisömme muilta jäseniltä. Meidän tulee asettaa itsemme alttiiksi muiden näkemyksille ja oltava itse valmiita avaamaan suumme ja kertomaan omat ajatuksemme muiden toiminnasta. Olemme siis psykologisen turvallisuuden ytimessä.

Psykologinen turvallisuus on monisyinen ja dynaaminen asia, jonka rakentuminen vie aikaa. Sitä tulee myös mitata ja huoltaa jatkuvasti. Kuten kokenut hallitusammattilainen Heikki Westerlund haastattelussamme totesi: psykologista turvallisuutta ei voi suorittaa kertakurssilla.

Palautteen näkökulmasta yksi parhaista tavoista kehittää psykologista turvallisuutta on pyytää itse palautetta. Kannattaa olla aidosti kiinnostunut siitä, mitä mieltä muut ovat. Palautteen pyytäminen on itsensä altistamista haavoittuvaan asemaan – varsinkin, jos kyseessä on esihenkilö, joka kysyy rehellisesti alaisiltaan, miten voisi tehdä asiat paremmin.

Koska siis viimeksi kysyit kollegaltasi, alaiseltasi tai asiakkaaltasi korjaavaa palautetta?
Koska olet kysynyt, miten voisit olla parempi esimies, kollega tai alainen?

Nyt onkin hyvä aika pyytää palautetta. Mitä mieltä olit tästä kirjoituksesta? Voit laittaa palautetta juho@remoteteambuilder.io

Juho Nenonen
Kirjoittaja on [Remote] Team Builderin perustaja ja yrittäjä. Juho on myös ammattikoripalloilija, joka on pelannut Susijengissä ja toiminut vuosia Salon Vilppaan kapteenistossa. Hän on perustanut myös työelämän kehittämiseen erikoistuneen Sportspot Oy:n ja urheilujohtamisen tutkija. Viime vuosina Juho on syventynyt erityisesti psykologisen turvallisuuden tutkimukseen ja kehittämiseen.